Journal
de bord

Le lundi 23 mars un dispositif inédit sera dévoilé au rez-de-chaussée de la BU ! Une expérimentation avec des agents des services de l’Université.

Vous y avez tous votre place !

A propos de l'expérimentation :

L'objectif de ce nouveau dispositif est de tester une modalité de service entre accueil des étudiants, information, orientation et premier niveau de démarches. Pour que cette expérimentation fonctionne, nous cherchons des volontaires prêts à quitter pour quelques heures ou quelques jours (selon les envies) leur bureau habituel.

La finalité est d'identifier les avantages et les limites d'un lieu unique d'accueil et d'améliorer tout le long de l'expérimentation les conditions d'accueil des étudiants et de travail collaboratif entre agents des différents services.

 Pourquoi cette expérimentation ?

Lors des différents entretiens réalisés durant la phase d’état des lieux de la Manufacture des Possibles, les étudiants ont témoigné : ils se sentent "baladés d'un accueil à l'autre", tandis qu'un "tsunami d'informations" les paralysent et les empêchent d'exprimer sereinement leurs besoins.

La BU est un lieu reconnu et de passage, qui permet d'assurer à l'expérimentation une bonne visibilité.

 Comment ?

Avec une rotation par demi-journée, 2 à 3 agents de différents services vont ainsi pouvoir apporter un niveau de réponse dans ce lieu connu des étudiants. Le but est d'apprendre de cette expérience afin de voir ce qui est reconductible ou non à long terme. Se confronter à des difficultés inconnues est essentiel ! Tout au long de l'expérimentation les agents volontaires feront remonter les points positifs et les difficultés rencontrées à l’équipe projet pour permettre ainsi une amélioration continue et progressive du dispositif.

 Quand se déroule cette expérimentation ?

Du Lundi 23 mars au Vendredi 17 avril 2020

Vous êtes intéressé ? volontaire ? Posez vos questions et inscrivez-vous en indiquant vos disponibilités en envoyant un mail à manu-des-possibles@univ-lyon3.fr.

Un kit d’expérimentation vous sera envoyé, une réunion de lancement initiera la démarche et des échanges réguliers avec l'équipe projet se feront tout au long de l'expérimentation.

Jeudi 06 février 2020, les membres de l'équipe projet ont participé au séminaire "Espaces universitaires : osons le co-design et le design thinking !" organisé par la Direction Générale de l’Enseignement Supérieur et de l’Insertion Professionnelle (DGESIP) dans les locaux du Centre de Recherche Interdisciplinaire (CRI) à Paris.

En ouverture de séminaire, l'intervention très remarquée de François TADDEI, docteur en génétique moléculaire et directeur du CRI, sur le thème de "Co-construire une société apprenante", suivi de l'intervention de madame Anne-Sophie BARTHEZ, directrice de la DGESIP.

Ensuite, nous avons assisté à la présentation du guide "Espaces universitaires : osons le co-design et le design thinking ! " par Florence KOLHER, cheffe de projet mission expertise et conseil, au sein de la DGESIP ; puis par des ateliers de partage d'expériences en mode speed-dating, dont l'un était autour de la démarche de la "Manufacture des possibles". Au cours de cet atelier, les participants au séminaire ont ainsi pu découvrir la démarche entreprise pour l'amélioration du Service à l'étudiant au sein du campus de la Manufacture des Tabacs.

Dans l'après-midi, le séminaire s'est poursuivi avec l'intervention de Nicolas BEUDON sur le "Design thinking et co-design : l'innovation centrée sur l'usager". Une dernière intervention présentant le retour d'expérience du Lab-ah "l'expérience du patient en design, une ressource pour la conception d'un parcours d'hospitalité dans un hôpital neuf" a clos un séminaire très intéressant.

Étudiants et agents de l'Université, composantes et services centraux... vous nous avez vu poser des questions à certains d'entre vous ; d'autres sont venus apporter des réponses. Vous avez exprimé vos problèmes et vous avez aussi imaginé des solutions.

Vous pouvez consulter le diagnostic en cliquant ici

Avant de voir sortir de terre et d'expérimenter des équipements inédits, nous tenions à vous présenter, dans une étude mêlant sociologie et design, les attentes et les besoins pour un nouveau Service à l'étudiant.

Tous les étudiants ne sont pas égaux face au niveau de service fourni, les nouveaux venus, tout particulièrement, font face à un "tsunami d'infos" qui peut décourager. C'est un des constats dont vous pouvez trouver le détail dans l'étude en ligne.

Les problèmes d'accord, mais les solutions ?

D'ici le 23 mars vous verrez des prototypes peu à peu mis en place, pour tester une autre approche du Service à l'étudiant. Face à ces solutions temporaires, nous vous demanderons d'exprimer vos opinions et vos idées pour les améliorer.

Un kiosque animé pour faciliter l’engagement associatif, une appli pour de l’info personnalisée, un jeu de pistes pour que les nouveaux arrivants découvrent la Manu, un agent qui se déplace à la rencontre des personnes désorientées… ce sont quelques-unes des nombreuses idées qui ressortent des 8 ateliers. Des idées imaginées et discutées avec les personnels qui ont participé et quelques étudiants parfois simplement commentateurs, parfois co-créateurs.

Si l’atelier qui a clos cette série, et qui portait sur la communication, a rassemblé le plus de monde, nous avons vu avec plaisir revenir de séance en séance quelques personnes de différents services. En plus de leurs idées et interventions, nous avons été enthousiasmé par leur réemploi de certaines catégories d’analyse présentées en début de chaque séance. Cette analyse sera bientôt présente sur ce site pour les plus curieux !

Le Collège du Service à l'Étudiant, ce serait la continuité de cette dynamique : quelques personnes représentant plusieurs services, la participation ponctuelle ou suivie de quelques étudiants engagés, pour tout au long de l’année lancer et évaluer des innovations qui dépassent tel ou tel service, telle ou telle composante.

Au printemps, certaines des innovations qui ressortent des ateliers seront testées et évaluées, de quoi voir si ça marche ou pas, mais aussi d’imaginer des améliorations nécessaires à leur mise en place définitive : moyens humains, financiers et matériels essentiels à ce renouveau du Service à l’Étudiant.

Qui de mieux placé que les personnels et étudiants pour tester les limites et les possibles de ces idées ? C’est tout le sens du Collège du Service à l’Étudiant, une instance d’amélioration continue, dont les modalités de fonctionnement et prises de décisions seront proposées en même temps que toutes les autres innovations testées… Sans spoiler, on peut dire qu’on s’oriente vers un Collège qui vise l’excellence mais fonctionne par l’horizontalité !

Si vous êtes intéressé par une des innovations à venir ou que vous souhaitez participer à ce Collège du Service à l'Étudiant, vous pouvez déjà vous positionner sur les “chantiers” : 

☛☛☛http://lamanufacturedespossibles.fr/chantiers-exploratoires

En attendant de nous voir découper les planches des prototypes physiques et coder les numériques, on se donne rendez-vous un peu avant les vacances de Noël pour la parution de l’analyse et des propositions d’innovations détaillées ; sur ce site web.

A très vite pour continuer d’explorer tous les Possibles de la Manufacture !